Digitalisierung von dokumentbasierten Prozessen in einer modernen Arbeitswelt

Die Technisierung beschreibt den wachsenden Einsatz von Informationstechnologien als Möglichmacher für eine reibungslose Zusammenarbeit, Kommunikation und Prozesssteuerung. Um die Technisierung im eigenen Unternehmen voranzutreiben, können verschiedene Maßnahmen etabliert werden. So werden z.B. Microsoft 365 und Teams dafür genutzt, um mit Kollegen und Kolleginnen zu chatten, Telefonanrufe und Besprechungen aufzusetzen oder Dokumente in der Cloud zu teilen. Die Basis für ein modernes Arbeitsumfeld bildet dabei das Thema Document Processing, denn es umfasst die Digitalisierung aller dokumentenbasierten Prozesse, egal ob ein- oder ausgehende bzw. interne Dokumente und schafft somit die Voraussetzung für ein papierloses Büro.

Das Thema Document Processing ist nicht neu. In der Vergangenheit wurden in vielen Unternehmen allerdings eher Projekte zur Prozessoptimierung umgesetzt. Der digitale Workflow – ohne Medienbruch – wurde dabei ein Stückweit außer Acht gelassen, weil viele Arbeitsabläufe zur Not auch in Papierform umsetzbar waren. Die Corona Pandemie hat diese Schwachpunkte aufgezeigt und den Handlungsbedarf verschärft, um die Arbeit aus dem Home-Office heraus uneingeschränkt zu erledigen. Bei allen drückt auf einmal der „digitale Schuh“.

Darüber hinaus gibt es einen starken Wettbewerb um gute Fachkräfte. Viele potenzielle Mitarbeitende erfragen im Bewerbungsprozess wie innovativ die Unternehmung arbeitet. Für Unternehmen bietet sich hier die Chance durch smarte Workflows Talente für die Zukunft an das Unternehmen zu binden. Auch der Faktor Nachhaltigkeit spielt im Zusammenhang mit dem papierlosen Büro eine immer wichtigere Rolle für das Image von Unternehmen.

Es gibt zahlreiche Vorteile. Bei einem von Vater IT geführten Projekt zur Digitalisierung der Eingangs- und Ausgangsrechnung eines Kunden konnten beispielsweise durch den Wegfall von organisatorischem Aufwand jede Woche 2,5 Personentage eingespart werden. Der Wegfall dieser, in diesem Fall sehr monotonen und wenig produktiven Arbeit, hatte gleichzeitig einen positiven Effekt auf die Zufriedenheit der Mitarbeitenden. Durch das zentrale Repository und die Durchsuchfunktionalität der Dokumente sind Beschäftigte schneller auskunftsfindig. Das vermittelt Kompetenz und professionelles Auftreten - nach innen und außen. Darüber hinaus konnte in dem Projekt die Durchlaufzeit von 10 Tage auf 3-4 Tage reduziert werden. Das Unternehmen hat so die Möglichkeit erhalten, Skonti zu ziehen, weil Fristen eingehalten werden.

Ein weiterer Vorteil ist, dass die Kosten für das Handling einer Papier-Rechnung (ca. 30€) durch ein intelligentes Document Processing um circa 75% reduziert werden können.

Ein letzter, aber nicht zu vernachlässigender Punkt, ist die revisionssichere Archivierung. Die angelegten elektronischen Akten dienen im Falle einer Betriebsprüfung der lückenlosen Nachvollziehbarkeit aller Geschäftsvorfälle.

Die Projektdauer hängt stark von den Geschäftsvorfällen und der jeweiligen Komplexität ab. Vater IT hat beispielsweise für einen Kunden in einem kleinen ad-hoc Projekt innerhalb von 10 Tagen den Rechnungslauf digitalisiert, weil alle Mitarbeitenden durch die Corona-Auflagen remote arbeiten mussten. Je nach Anzahl der Buchungskreise und Mandanten kann solch ein Projekt aber auch bis zu 4 Monate dauern. Weitere Features wie digitale und rechtsgültige Unterschriften, Vertragsalarm durch Wiedervorlage zu Vertragslaufzeiten, Push-Nachrichten bei neuen Informationen zum Dokumenten-Status oder ein neu eingegangenes Dokument lassen sich ohne Programmieraufwand umsetzen, haben aber natürlich Einfluss auf die Länge des Projekts.

Es gibt unterschiedliche Herangehensweisen. Kleine und mittelständische Unternehmen bevorzugen häufig einen pragmatischen Ansatz. In diesem Fall installiert Vater IT dann die Technik und zeigt in einem Workshop dem End-User den Look & Feel. In diesem Workshop werden dann teilweise schon erste Anforderungen aufgenommen und direkt implementiert – ganz ohne Coding-Aufwand. So kann schnell User-Feedback eingesammelt und die Akzeptanz des Nutzers für die spätere Nutzung erhöht werden. Großunternehmen wünschen häufig vorab ein Fach-, und später ein Datenverarbeitungskonzept. Letztendlich richtet sich das Team von Vater IT dabei ganz nach den Kundenwünschen.

Ganz klar steht und fällt das Projekt mit dem Commitment der Geschäftsführung bzw. dem Management die Unternehmung nachhaltig zu digitalisieren. End-User sollten frühzeitig auf die Änderungen vorbereitet und in das Projekt eingebunden werden. Die frühe Gewöhnung an digitale Workflows und den neuen Look & Feel der Lösung sollte über den Projekt- oder Change-Manager sichergestellt werden. Der Befähigungsaufbau der End-User sollte nicht zu kurz kommen. Das Üben eines Testfallkatalogs kann vor dem Go-Life einzelnen Mitarbeitenden Sorgen über die neue Arbeitsweise nehmen und die Mehrwerte aufzeigen.