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E-Rechnung
Digitaler Rechnungsprozess – E-Rechnung
Die E-Rechnung dient der Optimierung und Digitalisierung der Rechnungsprozesse. Für Unternehmen gelten die Normen ab 2025. Diese Vorschriften betreffen sowohl kleine und mittelständische Unternehmen als auch große Konzerne. Erfahren Sie alles über die Vorteile der E-Rechnung, digitalen Rechnungsverarbeitung und wie Sie Ihr Unternehmen optimal darauf vorbereiten können. Vater IT steht Ihnen als kompetenter Partner zur Seite.
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Was ist eine E-Rechnung?
Eine elektronische Rechnung, kurz E-Rechnung, ist weit mehr als ein einfaches PDF-Dokument. Sie wird in einem strukturierten und elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen, wodurch sie nahtlos in elektronische Systeme integriert und automatisch verarbeitet werden kann. Dies bedeutet, dass alle wichtigen Rechnungsdaten in einem standardisierten Format vorliegen, was manuelle Eingaben und Fehler reduziert.
Im Gegensatz zu einem PDF, das lediglich ein Abbild der Rechnung darstellt, enthält eine E-Rechnung maschinenlesbare Daten, die direkt in Buchhaltungssysteme importiert werden können. Dies ermöglicht eine schnellere und effizientere Verarbeitung von Rechnungen, vom Empfang bis zur Bezahlung.
Gemäß der europäischen Norm EN16931, die auf der EU-Richtlinie 2014/55/EU basiert, müssen E-Rechnungen bestimmten Standards entsprechen. Diese Norm definiert ein einheitliches semantisches Datenmodell für die elektronische Rechnungsstellung in der Europäischen Union. Die bekanntesten Formate, die diesen Anforderungen entsprechen, sind XRechnung und ZUGFeRD.
E-Rechnungsformate
XRechnung
Auf Grundlage der Richtlinie 2014/55/EU wurde der Datenaustauschstandard XRechnung entwickelt. Dieses XML-basierte Rechnungsformat ist so gestaltet, dass es nur von Computern und nicht von Menschen gelesen werden kann. Das standardisierte Datenmodell bietet den Vorteil, unabhängig von spezifischen Technologien genutzt werden zu können und sich nahtlos in bestehende IT-Systeme integrieren zu lassen. Die europäischen Vorgaben für das Datenmodell basieren auf der Norm EN-16931.
ZUGFeRD
Um die Lesbarkeit für den Menschen zu gewährleisten, wurde die XML-Datei in eine visuelle Darstellung im PDF/A-3-Standard integriert. So entstand das hybride Rechnungsformat ZUGFeRD, kurz für „Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland“, das international auch als Factur-X bekannt ist. Dieses Format wurde im Rahmen der deutsch-französischen digitalen Agenda zur Umsetzung der EU-Norm EN 16931-1:2017 entwickelt.
Eine ZUGFeRD-Rechnung bietet zwei wesentliche Vorteile: Zum einen ermöglicht sie eine visuelle Darstellung der Rechnung, die alle gesetzlich vorgeschriebenen Informationen gemäß § 14 Abs. 4 UStG enthält. Zum anderen stellt sie ein strukturiertes Rechnungsformat für die automatisierte Verarbeitung durch nachgelagerte Software zur Verfügung.
Wer ist von der E-Rechung betroffen?
Die E-Rechnung betrifft Unternehmen jeglicher Größe und Branche, die Rechnungen stellen oder empfangen. Es werden kleine und mittelständische Unternehmen sowie große Konzerne von den neuen gesetzlichen Vorgaben ab 2025 betroffen sein. Diese Regelungen sind darauf ausgelegt, die Effizienz und Nachvollziehbarkeit von Rechnungsprozessen zu verbessern, indem sie die Verwendung strukturierter elektronischer Formate wie XRechnung und ZUGFeRD fördern. Durch die Standardisierung und Digitalisierung der Rechnungsstellung wird nicht nur die Fehleranfälligkeit reduziert, sondern auch die Geschwindigkeit der Rechnungsverarbeitung erhöht. Unternehmen müssen sich darauf vorbereiten, ihre internen Prozesse entsprechend anzupassen, um die neuen Anforderungen zu erfüllen und die Vorteile der E-Rechnung nutzen zu können.
Wachstumschancengesetz
Am 22. März 2024 wurde das Wachstumschancengesetz verabschiedet, das als Ziel hat, Unternehmen in Deutschland steuerlich zu entlasten und bürokratische Hürden signifikant zu reduzieren. Eine zentrale Neuerung dieses Gesetzes betrifft die Einführung der Verpflichtung für Unternehmen, ab dem 01.01.2025 elektronische Rechnungen zu empfangen, zu verarbeiten und zu archivieren. Diese Maßnahme ist Teil einer umfassenden Digitalisierungsstrategie, die darauf abzielt, die Effizienz in der Rechnungsabwicklung zu steigern und die Transparenz zu erhöhen.
E-Rechnung im Bereich B2B
Im B2B-Bereich wird die E-Rechnung ab dem 01. Januar 2025 zur Pflicht. Unternehmen müssen ab diesem Datum in der Lage sein, elektronische Rechnungen zu empfangen, zu verarbeiten und zu archivieren. Diese Verpflichtung stellt einen bedeutenden Schritt in Richtung Digitalisierung und Effizienzsteigerung dar. Anerkannte Formate für E-Rechnungen sind ZUGFeRD/Factur-X und XRechnung. Der Austausch der E-Rechnungen kann per E-Mail oder Web-Download erfolgen.
Es gibt jedoch einige Ausnahmen von der Pflicht zur Erstellung einer E-Rechnung:
- Wenn der Leistungsempfänger im Ausland sitzt
- Bei steuerfreien Umsätzen gemäß §4 Nr. 8 - 29 UStG
- Wenn der Leistungsempfänger eine Privatperson oder ein Unternehmer ist und es sich nicht um eine grundstücksbezogene Leistung handelt
- Für Kleinbetragsrechnungen unter €250,00
- Für Fahrausweise
Zeitlicher Ablauf bei der Einführung
der E-Rechnung
Ab dem 01.01.2025 sind alle Unternehmen verpflichtet, eingehende elektronische Rechnungen zu empfangen und zu archivieren. Diese grundlegende Verpflichtung markiert den ersten Schritt in Richtung einer vollständig digitalisierten Rechnungsabwicklung. Bis zum 31.12.2026 besteht eine Übergangsregelung, die es Unternehmen ermöglicht, für Umsätze der Jahre 2025 und 2026, mit Zustimmung des Rechnungsempfängers, weiterhin Papierrechnungen oder elektronische Rechnungen in anderen Formaten auszustellen.
Für kleinere Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von weniger als €800.000 gibt es eine verlängerte Übergangsfrist bis zum 31.12.2027. Diese Unternehmen dürfen, ebenfalls mit Einverständnis des Rechnungsempfängers, bis Ende 2027 noch Papierrechnungen oder elektronische Rechnungen in anderen Formaten ausstellen.
Ab dem 01.01.2028 müssen dann alle Unternehmen die im Wachstumschancengesetz festgelegten Anforderungen zur elektronischen Rechnungsstellung vollständig einhalten.
E-Rechnung im Bereich B2G & G2G
Im Bereich Business-to-Government (B2G) und Government-to-Government (G2G) spielt die E-Rechnung eine zentrale Rolle bei der Digitalisierung öffentlicher Auftragswesen. Mit dem E-Rechnungsgesetz, das am 1. Dezember 2016 verabschiedet wurde, und der E-Rechnungsverordnung vom 6. September 2017, wurden klare Vorgaben zur elektronischen Rechnungsstellung im öffentlichen Sektor festgelegt. Diese Regelungen setzen die EU-Richtlinie 2014/55/EU in deutsches Recht um und verpflichten öffentliche Auftraggeber, elektronische Rechnungen zu akzeptieren, die dem EU-Datenmodell gemäß EN16931 entsprechen. Diese Maßnahmen sollen die Effizienz und Transparenz in der öffentlichen Verwaltung erhöhen, indem sie durchgängige digitale Beschaffungs- und Haushaltsprozesse ermöglichen. Öffentliche Verwaltungen setzen dabei vorwiegend auf das Format XRechnung, wobei auch das ZUGFeRD-Format akzeptiert wird. Unternehmen, die mit öffentlichen Stellen zusammenarbeiten, müssen daher sicherstellen, dass sie in der Lage sind, elektronische Rechnungen in den geforderten Formaten auszustellen und zu verarbeiten.
Was bringt die E-Rechnung Pflicht mit sich?
Vorteile der E-Rechnung
Die Umstellung auf E-Rechnungen bietet zahlreiche Vorteile für Unternehmen. Sie führt zu Vorteilen auf beiden Seiten, sowohl auf der Rechnungsausgangsseite als auch auf der Rechnungseingangsseite.
Konsequenzen der E-Rechnung
Die Umstellung auf E-Rechnungen bringt auf der Rechnungsausgangsseite sowie auf der Rechnungseingangsseite Veränderungen mit sich, die Unternehmen berücksichtigen müssen. Diese Anpassung erfordert eine Überarbeitung der bestehenden Prozesse zur Rechnungserstellung und -verarbeitung.
Rechnungsausgangsseite
Rechnungsausgangsseite Rechnungsausgangsseite
Reduzierung der Druck- sowie Portokosten
Elektronische Rechnungen werden beim Kunden schneller verarbeitet und somit schneller bezahlt (Liquidität!)
Beitrag zum Umweltschutz, da kein physischer Versand von Papier
Verkürzte Durchlaufzeiten
Steigerung der Prozessqualität durch automatische Erstellung
Rechnungseingangsseite
Rechnungseingangsseite Rechnungseingangsseite
Fehlervermeidung bei der Erfassung (Tippfehler bzw. OCR-Fehler)
Schnellere Verarbeitung durch Vermeidung der manuellen Erfassung
Kostenreduzierung durch Vermeidung der manuellen Erfassung
Besserer/schnellerer Liquiditätsüberblick
Möglichkeit einer komplett automatisierten Verarbeitung einer Rechnung
Rechnungsausgangsseite
Rechnungsausgangsseite Rechnungsausgangsseite
XRechnungen und ZUGFeRD Rechnungen müssen importiert und verarbeitet werden können
Problem XRechnung: Es gibt keine bildliche Rechnung mehr, was für die sachliche Prüfung und Freigabe problematisch ist
Workflow Lösung für die Rechnungsprüfung und –freigabe hilfreich
Rechnungen müssen elektronisch archiviert werden
Rechnungseingangsseite
Rechnungseingangsseite Rechnungseingangsseite
Rechnungserstellung muss angepasst werden (ERP und WWS-Hersteller müssen hier ihre Hausaufgaben machen)
Bei manueller Rechnungserstellung (z.B. per Textverarbeitung) wird ein Tool für die Konvertierung bzw. Erstellung benötigt
Abstimmung mit den Kunden bzgl. Format
ZUGFeRD ist guter Kompromiss
Zusätzlich
Zusätzlich Zusätzlich
Archivierung der E-Rechnungen
Die ein- und ausgehenden eRechnungen müssen elektronisch archiviert werden, die eingehenden Rechnungen am besten per Mailarchivierung.Verfahrensdokumentation nach GoBD
Da es sich um steuerrelevante Belege handelt, muss das gesamte Verarbeitungsverfahren in einer Verfahrensdokumentation beschrieben sein.Meldepflichten für Rechnungssteller als auch Rechnungsempfänger
Meldungen sollten automatisiert erfolgen, ggf. sind Schnittstellen zu implementieren.
Referenz
Erfolgreiche Implementierung bei der IFB Hamburg
Ein herausragendes Beispiel für die erfolgreiche Implementierung der E-Rechnung durch Vater IT ist die Zusammenarbeit mit der IFB Hamburg.
Die IFB zielt darauf ab, die gesamte Rechnungseingangsverarbeitung zu digitalisieren. Kreditorenrechnungen werden beim Eingang im Unternehmen digital weiterverarbeitet, durch einen Workflow in SAP freigegeben und kontiert. Für sachliche Prüfer ohne SAP-User wurde ein Web-Frontend implementiert, das eine effiziente Prüfung und Freigabe der Dokumente ermöglicht.
Unsere Leistung
Vater IT unterstützt Sie bei der Umstellung auf die E-Rechnung mit umfassenden Dienstleistungen.
Beratung
Unsere Experten analysieren Ihr aktuelles System gründlich und identifizieren die notwendigen Anpassungen. Auf Basis dieser Analyse erstellen wir einen detaillierten Maßnahmenkatalog, der alle erforderlichen Schritte zur erfolgreichen Umstellung auf die E-Rechnung umfasst. Wir beraten Sie umfassend zu den gesetzlichen Anforderungen und den besten Praktiken, um sicherzustellen, dass Ihr Unternehmen bestens vorbereitet ist.
Lösungen
Vater IT bietet Ihnen maßgeschneiderte E-Rechnungslösungen an, die genau auf die Bedürfnisse Ihres Unternehmens abgestimmt sind. Wir stellen sicher, dass die neuen Systeme optimal funktionieren und Ihre Mitarbeiter entsprechend geschult sind. Unsere Schulungen helfen Ihnen dabei, die neuen Prozesse schnell zu verstehen und effektiv zu nutzen. So können Sie sicherstellen, dass die Umstellung auf die E-Rechnung reibungslos und erfolgreich verläuft.
Umsetzung
Wir übernehmen die Implementierung der erforderlichen Software-Tools und führen alle notwendigen Updates durch, um Ihre Systeme für die E-Rechnung fähig zu machen. Dies beinhaltet die Integration der neuen Formate in Ihre bestehende IT-Infrastruktur und die Anpassung Ihrer Prozesse, um eine nahtlose und effiziente Verarbeitung der E-Rechnungen zu gewährleisten.
Unsere Produkte
Mit Vater IT zur E-Rechnung
Unser Produkt bietet eine umfassende Lösung für die Umstellung auf die E-Rechnung und ist darauf ausgelegt, die gesetzlichen Anforderungen und individuellen Bedürfnisse Ihres Unternehmens zu erfüllen. Mit unserer Software können Sie elektronische Rechnungen effizient empfangen und verarbeiten. Die intuitive Benutzeroberfläche erleichtert die Integration in Ihre bestehenden Systeme. Darüber hinaus bieten wir umfangreiche Schulungen und Support, um sicherzustellen, dass Ihr Team optimal vorbereitet ist.
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