Digitales Dokumentenmanagement mit Vater IT

Dokumente digital managen –
Digitale Transformation mit Vater IT

Besonders im Zuge der Digitalisierung der Arbeitswelt spielt das Verwalten und Abrufen, aber auch das Vernichten veralteter Dokumente eine immer wichtigere Rolle. Ein prozessoptimiertes Dokumentenmanagement sorgt für Effizienz im Arbeitsalltag – von der Erfassung über die Verarbeitung und Archivierung bis hin zur automatisierten Ausgabe und Verteilung von Dokumenten (Outputmanagement).

Mit unseren innovativen Lösungen ebnen wir von Vater IT Ihre digitale Transformation. Basierend auf langjährigen Erfahrungen bieten unsere Expert:innen umfassendes Know-how bei der Erfassung, Verwaltung, Produktion, Ausgabe und Archivierung von Dokumenten. Wir unterstützen Sie bei der Einhaltung von gesetzlichen Anforderungen, zum Beispiel durch die Erstellung einer Verfahrensdokumentation.

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Cloud, Hybrid oder On-Premises-Lösungen?

Den überzeugenden Mehrwert aus Sicht des Document Processings (DMS) bieten in der heutigen Zeit Cloud-Anwendungen. Angefangen bei einer hohen Skalierbarkeit über eine starke Leistung bis hin zur grenzenlosen Nutzung und Mobilität spricht vieles dafür. Die Cloud ist für jedes Unternehmen ein Teil der Zukunft, wenn nicht sogar die Zukunft!

Ob als On-Premises-Installationen in Ihrem Haus, in der Vater Business Cloud oder anderen Cloud-Anwendungen – die zertifizierten Expert:innen von Vater IT werden Sie in jedem Fall auf Ihrem Weg begleiten.

Mit Vater IT zu maximaler Effizienz –
Unsere Dienstleistungen

In enger Zusammenarbeit mit Ihnen stimmt Vater IT Ihre Anforderungen und Prioritäten ab. Gemeinsam erarbeiten wir mit Ihnen Archivierungslösungen, optimieren Ihre Dokumentenverwaltung, gestalten Druckprozesse und schaffen die Basis für kollaboratives Arbeiten im Team. Dabei errichten wir Strukturen, die Ihre wirtschaftlichen Prozesse im Unternehmen noch effektiver unterstützen.

Mit folgenden Leistungen unterstützen wir Sie konkret:

Durchführung von Anforderungs- und Prozessanalysen
Erstellung von Dokumentenanalysen (Dokumentenentstehung, Dokumentenfluss, Ablagestrukturen)
Konzepterstellung für die Einführung einer Lösung für das Dokumentenmanagement
Unterstützung bei der System- und Anbieterauswahl
Einführung und Betreuung von Lösungen für das Dokumentenmanagement (On-Premises, Cloud sowie Hybrid-Lösungen)
Schnittstellenkonzeption und -realisierung
Erstellung von Verfahrensdokumentationen
Projektmanagement
Wirtschaftlichkeitsbetrachtungen

Papierloses Büro –
Wir sorgen dafür, dass Sie sich nicht verzetteln

Der digitale Wandel ist in vollem Gange. Wer da noch mit Papier arbeitet, sollte auf die Möglichkeiten neuer Technologien zurückgreifen, um den Überblick zu behalten. Mit unseren Lösungen meistern Sie spielend einfach den Übergang in das papierlose Büro – und sorgen somit auch für mehr Produktivität.

Wir von Vater IT bieten Ihnen alles aus einer Hand – angefangen bei den SW-Lizenzen über die Hardware bis hin zur Konzeption und Implementierung.

Digitalisierung des Posteingangs

Verabschieden Sie sich vom Papier und digitalisieren Sie mit unserer Hilfe Ihren Posteingang. Wir bieten Ihnen maßgeschneiderte, intelligente Lösungen – egal, ob als On-Premises-Lösung (z.B. auf Basis von Kofax Capture®), als Cloud-Lösung (z.B. RICOH Intelligent Data Exchange® (RIDX)) oder als Full-Service.

Full-Service bedeutet in diesem Fall, die komplette Verarbeitung aller Papierdokumente sowie aller digitalen Dokumente mit anschließender digitaler Übertragung in Ihr führendes System. Dabei lassen sich Dokumente (z.B. Rechnungen) automatisch klassifizieren, indem u.a. KI-basierte Trainingsfunktionen zum Einsatz kommen. Außerdem lassen sich Indexdaten (z.B. Rechnungsdaten) sowie Volltexte extrahieren und für Ihr DMS/ECM/BPM/ERP-System bereitstellen.

Digitalisierung des Postausgangs

Profitieren Sie von einer automatisierten Postausgangsverarbeitung. Bei Vater IT setzen wir dabei auf Ricoh Intelligent Date Exchange® (RIDX), dem Cloud-Portal für den intelligenten Dokumentenaustausch. Mithilfe von RIDX können Sie Dokumente und Daten rechtssicher, schnell und einfach mit Ihren Geschäftspartnern austauschen. Dies kann sowohl rein digital als auch auf dem Papierweg geschehen. Dafür hinterlegen Sie in RIDX einfach individuell für jedes Partnerunternehmen das Format, in welchem der Austausch erfolgen soll (z.B. als digitale Rechnung im ZUGFeRD-/XRechnung-Format oder in Papierform). Um den richtigen Versand kümmert sich RIDX. Dies funktioniert auch in Ihrem ERP/CRM/WWS-System. Zudem lassen sich alle Dokumente zusätzlich in Ihrem DMS/ECM-System archivieren.

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Strategische Prozessoptimierung –
Effizienz durch Automatisierung

Wartezeiten, Abstimmungsschleifen und hakende Abläufe – ineffiziente Prozesse kosten Ihrem Unternehmen nicht nur Zeit, sondern auch viel Geld. Mit schlanken Geschäftsabläufen können Sie Kosten nachhaltig senken und die Effizienz einzelner Workflows verbessern. Von A wie Analyse bis Z wie Zufriedenheit stehen Ihnen unsere Expert:innen zur Seite.

Beispiel aus der Praxis

Wir optimieren Ihre Rechnungseingangsverarbeitung auf Basis leistungsfähiger Capture-/Scan-Lösungen in Verbindung mit flexiblen BPM-Systemen und einer revisionssicheren, digitalen Ablage in einem DMS/ECM-System. Dabei können wir jedes Rechnungsformat verarbeiten, egal ob Papierrechnung oder digitale Rechnung (z.B. im ZUGFeRD- oder XRechnung-Format).

Ihren internen Rechnungsbearbeitungsprozess können Sie entweder über das DMS/ECM-System (z.B. in DocuWare® oder d.velop documents®) oder aber in Ihrem ERP-System (z.B. SAP®) abwickeln. Für SAP® können wir Ihnen ein leistungsfähiges Workflow-AddOn-Tool unseres Partners KPSC® liefern, das den gesamten Purchase-to-Pay-Vorgang unterstützen kann. Damit lassen sich Ihre Einkaufsprozesse in kürzester Zeit und mit wenig Aufwand digital in SAP® umsetzen.

Digitale dokumentbasierte Prozesse (Workflows)
Wir bieten Ihnen Lösungen, um Ihre Prozesse digital abzubilden – angefangen von leistungsfähigen Scan-Lösungen über BPM-Systeme bis hin zu Dokumentenmanagementsystemen inklusive Hardware.

Effektives Qualitätsmanagement
Wir reduzieren Ihren Aufwand beim Management Ihrer QM-Dokumente und automatisieren Ihre Prozesse.

Digitale Reklamationsbearbeitung
Wir setzen automatische Dokumenten-Klassifizierung über integrierte Workflow- bzw. BMP-Systeme um und steigern die Zufriedenheit Ihrer Kunden durch schnellere Fallbearbeitung.

Digitales Vertragsmanagement
Mit uns behalten Sie durch den Einsatz unserer Vertragsmanagement-Software jederzeit Ihre Verträge im Blick und verpassen keine Fristen mehr.

Digitale Rechnungsverarbeitung
Wir optimieren Ihre Rechnungseingangsverarbeitung auf Basis leistungsfähiger Capture-/Scan-Lösungen in Verbindung mit flexiblen BPM-Systemen und einer revisionssicheren, digitalen Ablage in einem DMS/ECM-System.

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Dokumentenverwaltung –
Alle Dokumente im Griff

Noch nie war Dokumentenverwaltung so einfach!

E-Mails, Rechnungen, Verträge, Bilddokumente – täglich sammeln sich im Büroalltag neue Daten und Informationen an. Hinzu kommen geänderte Arbeitsformen wie Home-Office oder mobiles Arbeiten. Die Bandbreite an Dokumenttypen, die in der heutigen Arbeitswelt genutzt werden, steigt somit stetig an.

Verbringen auch Sie regelmäßig Zeit mit der Suche nach Informationen in Aktenbergen? Ein strukturiertes Dokumentenmanagement erleichtert die Organisation aller Dokumente und Sie finden mit einem Klick alle richtigen Informationen!

Cleveres Wissensmanagement

Durch den Einsatz von ECM/DMS Lösungen in Verbindung mit leistungsfähigen Recherche-Tools erschließen Sie Know-how im Unternehmen, sorgen für Aktualität, vermeiden Redundanzen und erleichtern die Suche für Ihre Mitarbeiter:innen.

Digitale Ablage-/Aktenstrukturen

Wir organisieren Ihre digitale Ablage mit Struktur und sorgen so für schnellen Dateizugriff, aktuelle Dateiversionen und die Erzeugung einer Ablagestruktur für Ihre Geschäftsbereiche.

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Technologien / Cloudlösungen –
Passende Produkte für Ihre Anwendungen

Document Processing nimmt im Rahmen der Digitalisierung unserer Arbeitswelt eine immer wichtigere Rolle ein. Es umfasst das Zusammenspiel zwischen geeigneter DMS, In- und Output-Managementsystemen und begleitenden Softwarepaketen. Von der Entstehung bis zur Archivierung von Daten – am Ende sind Ihre Technologie-Lösungen auf Ihre Anforderungen abgestimmt.

Effiziente Multifunktionsgeräte

Wir vereinen alle benötigten Funktionen in einem: Scannen, Drucken, Kopieren und Faxen und setzen auf namhafte Herstellerfirmen wie RICOH® und FUJITSU®.

Software, Appliance oder Cloud

Mit dem Einsatz von für Sie geeigneten Produkten vereinfachen wir Ihr Document Processing. Unser Angebotsspektrum ist vielfältig: