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Hinweisgebersystem
Mit dem Hinweisgebersystem von Vater IT kommen Sie problemlos Ihrer unternehmerischen Sorgfaltspflicht nach. Wir beraten und unterstützen Sie bei der Einrichtung.
Beschwerden sicher melden können –
Aufgaben eines Hinweisgebersystems
Die Identifikation von Compliance-Risiken in Unternehmen ist in Zeiten zunehmender Digitalisierung und Globalisierung so relevant wie noch nie. Außergerichtliche Beschwerdemechanismen werden von der Politik immer mehr in den Mittelpunkt von Gesetzen gerückt. CSR-Richtlinien und Compliance müssen immer häufiger von den Unternehmen dokumentiert werden, um der unternehmerischen Sorgfaltspflicht ausreichend nachzukommen. Ein Hinweisgeber-Meldesystem bietet hierfür eine praktische und sichere Möglichkeit.
Hinweisgebersysteme ermöglichen es Hinweisgeber:innen, auch anonym Informationen über verdächtige, unangemessene oder gesetzeswidrige Aktivitäten innerhalb einer Organisation zu melden. Sie können außerdem dazu beitragen, eine offene Kultur zu fördern, in der Mitarbeiter:innen sicher und vertraulich über Probleme berichten können.
Wie funktioniert das Hinweisgebersystem?
Meldung
Mitarbeiter:innen können in dem System Informationen über mögliche Verstöße, Missstände oder Verletzungen bereitstellen. Eine von der Organisation benannte Person, die sogenannte Ombudsperson, nimmt eingehende Hinweise vertraulich entgegen.
Überprüfung
Falls erforderlich, wird von der Geschäftsführung eine Untersuchung eingeleitet.
Feedback
Die Hinweisgeber:innen erhalten Feedback von der Ombudsperson über die Ergebnisse der Untersuchung und die Umsetzung von eingeleiteten Folgemaßnahmen.
Dokumentation
Nach Abschluss der Untersuchung wird eine Dokumentation des Falls erstellt und für drei Jahre archiviert.
Relevante Meldungen für das Hinweisgebersystem
Das Hinweisgeberschutzgesetz sieht vor, dass Meldungen über Fehlverhalten und Gesetzesverstöße gegen deutsche und europäische Rechtsnormen eingereicht werden können. Dazu gehören auch Verstöße, die straf- oder bußgeldbewehrt sind – oder z.B. Meldungen wegen Belästigung, Diskriminierung oder Verletzungen von Persönlichkeitsrechten (auch Datenschutzverstöße), IT-Sicherheitsverstöße, Verstöße gegen Umweltschutzgesetze, Verbraucherrechte, Kartellvorschriften, Wettbewerbsrecht oder Produktsicherheitsgesetze.
Vertraulichkeit im Meldesystem
Eine Ombudsperson nimmt die Meldung vertraulich entgegen. Außer der Ombudsperson hat niemand Zugriff auf die personenbezogenen Angaben, die in den Hinweisen gemacht werden. Die Meldung wird in anonymisierter Form weitergeleitet. Nach der Prüfung der Hinweise bekommt die hinweisgebende Person Antwort auf die Maßnahmen, die ergriffen wurden, um den Missstand abzustellen.
Mit Vater IT zur besten Lösung –
Alle Vorteile auf einen Blick
1. Anonymität
Die Anwender:innen haben die Möglichkeit zu wählen, ob den hinweisgebenden Personen die Option geboten werden soll, ihre Hinweise anonym abzugeben.
2. Kommunikation zu Hinweisgebenden
Durch ein sicheres Postfach kann mit hinweisgebenden Personen auch anonym kommuniziert werden.
3. Sicherheit und Datenschutz
Die Daten der Hinweisgeber:innen sind jederzeit verschlüsselt und auf geschützten Systemen gespeichert.
4. Benutzerfreundlichkeit
Das Hinweisgebersystem ermöglicht eine einfache und intuitive Verwendung.
5. Individuelle Einstellungen
Anwender:innen haben die Möglichkeit, die Klassifizierung der Verstöße individuell zu erweitern.
6. Revisionssichere Dokumentation
Mit dem Meldesystem von Vater IT können darüber hinaus die gesetzlichen Dokumentationspflichten einfach erfüllt werden.
Unsere Leistungen
Vater IT bietet ein praktisches Baukastensystem, aus welchem genau die Inhalte gewählt werden können, die im Unternehmen wirklich benötigt werden:
Technischer Meldekanal
Zurverfügungstellung einer gesicherten Austauschplattform für Hinweise und Meldungen inklusive der Einrichtung und Individualisierung des Meldekanals für Kunden.
Stellung einer Ombudsperson mit Fallbearbeitung
Mit der Stellung einer Ombudsperson übernimmt Vater IT für Kunden die Bearbeitung des Meldekanals und nimmt eingehende Meldungen entgegen. Dabei werden Anonymisierung, Kommunikation mit der Geschäftsleitung sowie die Einhaltung von Fristen und Dokumentationspflichten beachtet.
Zusätzliche individuelle Beratungsleistungen
Bei der Entwicklung eines wirksamen Hinweisgeberschutzes, zum Beispiel mit der Festlegung von Rollen und Verantwortlichkeiten, sowie internen Prozessen unterstützt Vater IT Kunden mit individueller Beratung.
Mit diesem Produkt arbeiten wir
Wir von Vater IT sind nicht nur Ihr verlässlicher Partner, wenn es um eine individuelle Beratung rund um das Thema Hinweisgebersystem geht, sondern haben auch das passende Produkt zur Hand.
EQS ist führender Anbieter von Hinweisgebersystemen. Mit deren Lösung unterstützen und begleiten wir Sie bei der Einführung Ihres digitalen Meldekanals.
Kommen Sie Ihrer unternehmerischen Sorgfaltspflicht nach und entdecken Sie mit unserer Unterstützung die Möglichkeiten von EQS, um Ihren Mitarbeitenden ein praktisches und sicheres Hinweisgebermeldesystem zu bieten.
Die gesetzlichen Grundlagen
Es gibt verschiedene Gesetze, die Meldesysteme für hinweisgebende Personen in bestimmten Branchen fordern:
1. Hinweisgeberschutzgesetz (HINSCHG)
Am 02. Juli 2023 trat das Hinweisgeberschutzgesetz in Deutschland in Kraft. Das Gesetz soll den Schutz von Hinweisgeber:innen sicherstellen. Kern des Gesetzes ist die Einrichtung von Meldestellen in Unternehmen und Behörden, an die sich hinweisgebende Personen wenden können. Beschäftigte können Korruptionssachverhalte oder andere Verstöße melden, ohne dass sie deshalb berufliche Repressalien befürchten müssen. Unternehmen ab 250 Mitarbeiter:innen sind ab dem 2. Juli 2023 verpflichtet, einen zuverlässigen und sicheren internen Meldekanal bereitzustellen. Die Umsetzungsfrist für Unternehmen ab 50 Mitarbeiter:innen ist der 17. Dezemeber 2023.
Lieferkettensorgfaltspflichtgesetz (LKSG)
Seit dem 01.01.2023 gilt das LkSG für Betriebe und Unternehmen mit Sitz in Deutschland und mehr als 3.000 Mitarbeiter:innen. Ab dem 01.01.2024 sind auch Unternehmen mit über 1.000 Mitarbeiter:innen davon betroffen. Das Gesetz verpflichtet Unternehmen dazu, ein angemessenes unternehmensinternes Beschwerdeverfahren einzurichten und öffentlich zugänglich zu machen, welches die Identität der Hinweisgeber:innen wirksam schützt (vgl. §8 LkSG).