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Digitalisierung
der Rechnungs-
verarbeitung
Vater IT erhielt den Auftrag den Rechnungseingangsprozess bei der Hamburgischen Investitions- und Förderbank zu optimieren
Kunde
Die Hamburgische Investitions- und Förderbank (IFB) ist die zentrale Anlaufstelle in Hamburg mit langjähriger Erfahrung für alle Fragen zur öffentlichen Förderung rund um die Themen urbanes Wohnen, Klimaschutz, Wirtschaft und Innovation.
Das Aufgabenspektrum reicht von der Wohnraumförderung über die Wirtschafts- und Innovationsförderung bis hin zur Förderung von Aktivitäten im Bereich Umwelt und Energie. Dabei bietet die IFB Förder- und Finanzierungsmöglichkeiten sowie eine kostenlose Beratung an.
Aufgabenstellung
Mit dem Hamburgischen E-Rechnungs-Gesetz und der Hamburgischen E-Rechnung-VO sind Rechtsgrundlagen für die elektronische Rechnungsstellung bei öffentlichen Aufträgen geschaffen worden. Laut der Verordnung über die elektronische Rechnungsstellung im öffentlichen Auftragswesen des Bundes (E-Rechnungsverordnung – ERechV) müssen Rechnungen ab einer Höhe von 1.000€ bei Lieferung und Leistung und 3.000€ bei Bauleistungen seit dem 01.01.2022 in elektronischer Form an öffentliche Auftraggeber übermittelt werden. Öffentliche Stellen sind dazu verpflichtet, Rechnungen in elektronischer Form (X-Rechnung, ZUGFeRD) anzunehmen.
Die IFB zielt deshalb darauf ab, die Rechnungseingangsverarbeitung komplett zu digitalisieren. Kreditorenrechnungen sollen bei Eingang im Unternehmen digital weiterverarbeitet, durch einen Workflow in SAP freigegeben und kontiert werden. Für sachliche Prüfer:innen ohne SAP-User muss es möglich sein, Dokumente über ein Web-Frontend prüfen und freigeben zu können. Dadurch sollen sich die Verarbeitungsgeschwindigkeit und Transparenz erhöhen. Abschließend sollen die Rechnungen zeitnah im vorhandenen ECM-System revisionssicher archiviert und mit dem jeweiligen SAP-Kreditorbeleg verknüpft werden, sodass eine Anzeige des Originalbelegs direkt aus SAP möglich wird.
Umsetzung
Der Projektverlauf gliederte sich in folgende Phasen:
• Konzeptions- und Analysephase (Ziele, Fachbereiche, Datenschutz, Archivierung)
• Systemintegration in eine Entwicklungs- sowie Testumgebung mit Konfiguration
• IFB-spezifische Konfiguration des vordefinierten KPSC-Rechnungsworkflows
• Durchführung Tests mit den Fachbereichen
• Dokumentation der Anwendung (Verfahrensdokumentation, Betriebshandbuch)
• Schulung für die Enduser und Anwendungsbetreuer
• Abschlussarbeiten und Go-Live
Die Umsetzung des Projekts erfolgte auf Basis der Software „KPSC Classifiers“ des Herstellers „KPSC GmbH“ aus Kiel sowie Kofax Capture i.V.m. Kofax Transformation des Herstellers Tungsten Automation (vormals Kofax). Mit Hilfe von Kofax Capture und Kofax Transformation werden die eingehenden Rechnungen entweder in der Poststelle gescannt (sofern es sich noch um Papierrechnungen handelt) oder unter Nutzung des Kofax Import Connectors aus dem speziellen Systempostfach „Rechnungen“ (digitale Rechnungen) automatisiert abgeholt. Im Rahmen des Verarbeitungsprozesses extrahiert Kofax Transformation auf Basis einer OCR-Erkennung die buchungsrelevanten Kopfdaten der Rechnung auf Basis von KI-Methoden. Handelt es sich um elektronische Rechnungen im xRechnung- oder ZUGFeRD-Format, entfällt dieser Schritt. Nach der Verarbeitung in den Kofax Produkten werden die Dokumente mit Hilfe des KPSC ERP-Connectors an den KPSC Classifier in SAP übergeben. Bei elektronischen Rechnungen im xRechnung- oder ZUGFeRD-Format, extrahiert der ERP-Connector die Daten aus den XML-Strukturen und bereitet diese für den KPSC-Classifier auf.
Bei der Übergabe der Rechnungen an den KPSC Classifier in SAP werden die Rechnungen im SAP zertifizierten Content Server (hier der IBM Content Manager) revisionssicher archiviert.
Die importierten Rechnungen werden im KPSC Classifier anhand des Kreditors automatisch an den zuständigen Fachbereich zur sachlichen Prüfung weitergeleitet. Nach der sachlichen Prüfung werden die Rechnungen zur Freigabe an den bzw. die Freigabeberechtigten weitergeleitet. Nach Freigabe der Rechnung wird diese an die Buchhaltung weitergeleitet, wo dann die endgültige Buchung vorgenommen wird. Dabei werden automatisch die buchungsrelevanten Daten in die SAP FI Buchungstransaktion übernommen. Nach Abschluss der Buchung wird die digitale Rechnung sowie das Workflow-Protokoll des KPSC Classifiers automatisch mit dem SAP FI Buchungsbeleg verknüpft.
Alle Vorteile auf einen Blick
Verbesserte Transparenz und Buchhaltungsprozesse
Die Digitalisierung des Rechnungseingangs ermöglicht eine bessere Transparenz in der Buchhaltung und vereinfacht die Verfolgung des Bearbeitungsstands von Belegen, wodurch rechtzeitiges Eingreifen in den Bearbeitungsprozess gewährleistet ist.
Kürzere Durchlaufzeiten und Effizienzsteigerung
Die Umstellung von papierhafter auf digitale Verarbeitung hat die Durchlaufzeiten um ca. 2-3 Tage verkürzt. Dies führt zu einer erheblichen Effizienzsteigerung und einem schnelleren Ablauf des Rechnungsbearbeitungsprozesses.
Individuell anpassbarer Freigabeprozess
Der Freigabeprozess kann nach den individuellen Anforderungen des Unternehmens gestaltet werden.
Vollständige Einhaltung nationaler und europäischer Richtlinien
Die Lösung erfüllt alle technischen und fachlichen Anforderungen nationaler und europäischer Richtlinien zur elektronischen Rechnungsverarbeitung, einschließlich EU-55-2014, ZUGFeRD und X-Rechnung.
Reduzierung von Papierkopien und Umweltbelastung
Die Digitalisierung des Rechnungseingangs trägt zur Vermeidung von Rechnungskopien in den Fachbereichen bei, was nicht nur zu einer papierlosen Umgebung, sondern auch zur Reduzierung der Umweltbelastung durch den Verbrauch von Papier führt.
Durch die Einführung des KPSC Classifiers können die Prozessabläufe zwischen Rechnungseingang, Rechnungsprüfung und Freigabe wesentlich effektiver gestaltet werden.
Recep Cakir
Finanz- und Rechnungswesen
Das Projekt in Zahlen
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