Pro Jahr gehen bei der Düllberg Konzentra GmbH & Co. KG (DK) ca. 7.000 Rechnungen, überwiegend in Papierform, ein. Die meisten Rechnungen haben dabei keinen Bestellbezug und wurden in der Vergangenheit i.d.R. an die Besteller adressiert, d.h. gingen in den jeweiligen Fachbereichen ein. Nachdem dort die Rechnungen geprüft und freigegeben wurden, wurden sie anschließend an die Buchhaltung weitergeleitet. Dies führte dazu, dass der Finanzbereich erst spät Kenntnis von einer Rechnung erhielt und Skontofristen häufig nicht eingehalten werden konnten.
Aus diesen Gründen sollte der Prozess der Rechnungseingangsverarbeitung zukünftig komplett digitalisiert werden. Eingehende Papierrechnungen sollten direkt bei Eingang im Unternehmen gescannt und digital weitergeleitet werden. Dafür suchte sich DK Unterstützung bei Vater IT.

Ziel des Projekts war die deutliche Verbesserung der Transparenz, um z.B. Skontofristen effektiver nutzen zu können, die Bearbeitungs- und Durchlaufzeiten zu senken und somit Kosten zu sparen. Die Rechnungen sollten dabei im vorhandenen d.3 ECM-System revisionssicher archiviert und mit dem jeweiligen SAP-Kreditorbeleg verknüpft werden, sodass eine Anzeige des Originalbelegs direkt aus SAP möglich wird. Die sachliche Prüfung und Kontierung sowie die Freigabe von Rechnungen sollte in Form eines Workflows in SAP stattfinden, da alle am Prozess beteiligten DK Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter überwiegend über einen SAP-User verfügen. Non-SAP-User sollten über ein einfaches Web-Frontend Rechnungen prüfen und freigeben können.