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Datenschutz für Sportvereine
KMTV e.V. setzt auf Datenschutz von Vater IT
Kunde
Der Kieler Männerturnverein (kurz: KMTV) ist ein Sportverein in Kiel und wurde im Jahr 1844 gegründet. Der Verein bietet heute zahlreiche Sportarten im Breitensport sowie Kurse und Fitness an zwei eigenen und vielen weiteren Standorten in Kiel an.
Aufgabenstellung
Der Kieler Männer Turnverein von 1844 e.V. (KMTV) bietet seinen Mitgliedern an mehreren Sportstätten in Kiel Trainings und Kurse in unterschiedlichen Sportarten an. Dabei wird mit personenbezogenen Daten gearbeitet. Für den DSGVO konformen Umgang mit diesen Daten sowie die Beratung zu anderen Datenschutzthemen soll zukünftig eine extern beauftragte Person für Datenschutz sorgen.
Umsetzung
Vater IT hat ein ganzheitliches Vorgehen entwickelt, das aus den folgenden Komponenten besteht:
- Durchführung eines Datenschutz Ist-Audits
- Benennung eines/einer externen Datenschutzbeauftragten sowie einer Vertretung
- Erfüllung der Rechenschaftspflicht (VVT, AVV, DSFA, Mitarbeitersensibilisierungen, etc.)
- Datenschutzrechtliche Unterstützung bei Marketing- und Werbekampagnen
- Datenschutzspezifische Prüfung der unternehmerischen Online Auftritte
- Enger Austausch mit den Aufsichtsbehörden
- Unterstützung bei Auskunftserteilungen, Löschaufforderungen, etc.
- Unterstützung bei der Erstellung eines Löschkonzepts
- Durchführung jährlicher Datenschutzbegehungen
- Erstellung jährlicher Datenschutzberichte
Alle Vorteile auf einen Blick
Expertenberatung und Datenschutzvorschriften im Blick
Durch die extern beauftragte Person für Datenschutz, ist der KMTV jederzeit bestens bei der Verarbeitung von personenbezogenen Daten beraten sowie über die Datenschutzvorschriften unterrichtet. Zusätzlich wird die Einhaltung der Datenschutzvorschriften regelmäßig überwacht.
Effizienz durch ein Datenschutzmanagementsystem
Der Aufbau eines Datenschutzmanagementsystems vereinfacht zukünftig verschiedene Arbeitsprozesse.
Transparente Dokumentation und Mitgliederdatenschutz
Die Erstellung nachweispflichtiger Dokumente und der regelgerechte Umgang mit Mitgliederdaten werden durch das Datenschutzmanagementsystem effizient erleichtert.
Sensibilisierung und Auftragsverarbeitung im Fokus
Die Verpflichtung der Beschäftigten zu vertraulichem Umgang mit personenbezogenen Daten sowie regelmäßige Sensibilisierungen werden erfolgreich durchgeführt. Auch externe Auftragsverarbeitende sind zur sensiblen Datenhandhabung verpflichtet.
Nachhaltige Anpassung und Prüfung des Datenschutzes
Datenschutz ist ein kontinuierlicher Prozess. Jedes Jahr wird der Stand im Datenschutz überprüft und an aktuelle gesetzliche Entwicklungen angepasst oder auf neue Verarbeitungssituationen ausgeweitet.
Seit 2012 ist Vater IT mit dem Datenschutz im KMTV betraut. Dadurch ist der Umgang mit Daten und die Sensibilisierung dafür im Sportverein auf ein neues Level gehoben worden und gibt den Mitgliedern, Ehrenamtlichen und Angestellten des Vereins ein gutes Gefühl der Sicherheit. Das war uns von Anfang an sehr wichtig. Seitdem setzen wir uns im KMTV mit Themen wie Umgang mit personenbezogenen Daten, Auftragsdatenverarbeitungen oder Datenschutzrichtlinien uvm. intensiv auseinander und das mittlerweile schon im achten Jahr. Mit der Vater IT an der Seite, sieht sich der KMTV im Thema Datenschutz für die Zukunft sehr gut aufgestellt.
Christoph Rapelius
Vorstandsvorsitzender
Das Projekt in Zahlen
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