Scannen nach BSI Richtlinie TR-03138

Die BSI Richtlinie TR-03138 legt grundlegende Anforderungen an die Prozesse und Organisation fest, um ein Mindestmaß an Sicherheit für die Dokumente zu gewährleisten. Je nach Schutzbedarf müssen weiterführende spezifische Anforderungen umgesetzt werden, wobei eine Einordnung in normaler, hoher- oder sehr hoher Schutzbedarf erfolgt. Es wird zwischen Basismodul sowie aufbauenden Modulen unterschieden, die entsprechend den Schutzanforderungen implementiert werden sollten. Für die betroffenen Dokumente im Rahmen dieses Projektes wurde eine Einordnung in den Schutzbedarf „hoch“ entschieden.

Die vorhandene IT-Systemumgebung in Bezug auf die Digitalisierung der Papierdokumente und der Archivierung der digitalen Dokumente wurde analysiert, um ein Konzept für die Umsetzung der TR-03138 erstellen zu können. Da diese IT-Systeme durch Vater IT bereits vor vielen Jahren eingeführt wurden und seitdem betreut werden, gestaltete sich die Analyse recht einfach.

Nach der IST-Analyse der vorhandenen Softwareumgebung wurde der Projektrahmen definiert und in Abstimmung mit den betroffenen Fachbereichen ein Lösungskonzept entworfen.

Zusammen mit dem Kunden wurde anschließend ein detaillierter Zeitplan für die Umsetzung abgestimmt.

Für den Erhalt des Beweiswerts wurde eine digitale Signatur der Dokumente mit anschließender Anreicherung (Augmentation) und Zeitstempelung eingeführt. In Abstimmung mit dem Scan-Hersteller Tungsten Automation (ehemals Kofax) und dem Signaturanbieter Secrypt aus Deutschland entwickelte Vater IT dazu eine entsprechende Lösung, die in den bestehenden Scan-Prozess integriert wurde. Dadurch wird jedes gescannte Dokument direkt nach dem Scannen zeitnah signiert, augmentiert und außerdem ein Scan-Vermerk zu jedem Dokument (Verarbeitungsprotokoll) erzeugt, der zusammen mit dem digitalen Dokument in das revisionssichere IBM Content Manager Archiv überführt wird.

Nach Implementierung und Installation der erforderlichen Schnittstellenprogramme sowie der notwendigen Konfigurationsanpassung der Scan-Applikation, wurden umfangreiche Scan-Tests durchgeführt, um die implementierten Schnittstellenprogramme und die Signierung zu testen. Nach erfolgreichem Abschluss der Tests wurde das Verfahren Schritt für Schritt für die betroffenen Fachbereiche ausgerollt.

Am Ende des Projekts erfolgte eine Qualitätssicherung, es wurden Verfahrensanweisungen und Handbücher für den gesamten Prozess erstellt, und die Mitarbeiter wurden entsprechend geschult, um zukünftig selbstständig mit dem System arbeiten zu können. Dafür wurde auch ein Online-Learning-Kurs auf unserer Lernplattform für den Kunden erstellt. Denn die Mitarbeiter:innen des Kunden müssen diese Schulung regelmäßig auffrischen.